Privacyverklaring

13 januari 2024

Gegevens Vereniging Expressiegroep De Ruif

Gevestigd: Elsloo, gemeente Stein
Ateliers: Joannes Riviusstraat 4, Elsloo
KVK nr: 40186056

Welke persoonsgegevens gebruikt en bewaart vereniging Expressiegroep De Ruif?

Het verenigingsbestuur gebruikt uitsluitend persoonsgegevens ten behoeve van de ledenadministratie en de groepsindeling. Deze staan in één database, die niet is gekoppeld.

De gegevens zijn:

• Naam (volledig, inclusief meisjesnaam en roepnaam)

• Adres

• Telefoonnummer(s)

• E-mailadres

• Geboortedatum

• Bankrekeningnummer

• Man/vrouw

• Werkvorm(en)

• Soort lidmaatschap (donateur, volledig lid, gezinslid, etc).

Deze gegevens worden éénmaal gevraagd bij de schriftelijke aanmelding als lid van de vereniging, of bij veranderingen in het lidmaatschap. Het lid geeft daarmee toestemming tot het gebruik en de verwerking van deze gegevens, alsmede de machtiging tot automatische afschrijving van de contributie.

Het doel van de gegevensverwerking is de statutaire werking van de vereniging mogelijk te maken, inzicht te krijgen in de samenstelling van het ledenbestand voor het bestuur en de noodzakelijke onderlinge contacten tussen de leden te faciliteren. De verwerking van geboortedata is noodzakelijk omdat de vereniging statutair leeftijdgrenzen hanteert.

De Ruif verzamelt geen persoonsgegevens via de website.

Van de mentoren die op basis van tijdelijke contracten door de vereniging worden betaald zijn de onderstaande gegevens nodig:

• Naam (volledig, inclusief meisjesnaam en roepnaam)

• Adres

• Man/vrouw

• Geboortedatum

• Telefoonnummer(s)

• Emailadres

• Burgerservicenummer

• Bankrekeningnummer

• KvK-nummer (ZZP-ers)

• CV

• Werkvorm(en)

Papieren archieven worden bewaard in een afsluitbare kast.

Een lid heeft het recht:

• aan te geven dat de eigen gegevens niet openbaar zijn en/of niet in een ledenlijst mogen worden opgenomen;

• de eigen gegevens in te zien;
• de eigen gegevens te laten wijzigen;
• te weten hoelang persoonsgegevens worden bewaard (of welke criteria daarvoor gelden);
• te weten dat indien voor bepaalde verwerkingen toestemming wordt gevraagd, dat deze te allen tijde mag worden ingetrokken door de betrokkene;
• om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De persoonsgegevens van de leden worden verwerkt ter uitvoering van de ledenadministratie en de contributiebetaling. Als een betrokkene dergelijke persoonsgegevens niet verstrekt kan hij/zij geen lid zijn of worden van de vereniging.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:

• de banken, t.b.v. de contributiebetaling,

• andere leden t.b.v. de goede werking van de vereniging. Andere leden krijgen echter geen bankrekeningnummers of geboortedata.

Persoonsgegevens worden noch door het bestuur noch door leden gedeeld met sponsors of andere partijen, tenzij daarvoor door de betrokkenen schriftelijke toestemming is verleend.

De instellingen van de persoonsgegevens zijn standaard privacy-vriendelijk ingesteld.

De persoonsgegevens van de mentoren worden alleen met de externe loonadministrateur gedeeld, verder met niemand. Adres- en bereikbaarheidgegevens zijn alleen beschikbaar voor leden.

Ledenlijst

De Ruif heeft op aanvraag voor de leden, donateurs en mentoren een papieren ledenlijst beschikbaar. Deze geeft de stand van 1 oktober van het kalenderjaar, of de meest actuele stand van het lopende seizoen.

De papieren ledenlijst bevat de namen, adressen, telefoonnummers en werkvormen en/of het donateurschap, maar geen mailadressen, bankgegevens en geboortedata.

De Ruif publiceert geen digitale, online ledenlijst, tenzij op een afgeschermde pagina op de eigen website. De online ledenlijst bevat dezelfde gegevens als de papieren versie.

De gegevens worden niet met andere organisaties gedeeld, tenzij na verkregen toestemming van de leden.

De gegevens worden door het bestuur niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaartermijn gegevens

De Ruif bewaart digitale persoonsgegevens maximaal tien jaar nadat het lid is uitgeschreven, gerekend vanaf 30 september. Deze termijn is ingegeven door het feit dat oud-leden vaak nog contact houden met De Ruif, of later weer lid willen worden. Opzeggingen worden in een apart bestand door de secretaris bewaard.

Bewerken van persoonsgegevens

De Ruif meent dat de vereniging niet is verplicht tot de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Bewerken en raadplegen van persoonsgegevens (ook de bankrekeningnummers) is voorbehouden aan bestuursleden van De Ruif, in het bijzonder de secretaris en de penningmeester. De ledenadministratie gebeurt door bestuursleden van De Ruif, in het bijzonder de secretaris en de penningmeester.

De secretaris en de penningmeester zijn verantwoordelijk voor de correcte invoering, beveiliging en bewaking van de persoonsgegevens. Dit gebeurt in ‘Dropbox’, of een vergelijkbaar systeem. De penningmeester initieert de automatische contributie-inning.

De vereniging gebruikt voor betalingen aan de mentoren een externe partner. De financiële gegevens worden met de belastingdienst gedeeld.

Beeldmateriaal

De vereniging gebruikt beeldmateriaal voor haar website en eigen publicaties. Indien afgebeelde personen bezwaar hebben tegen hun afbeelding dan hebben zij het recht die te laten verwijderen.

Leden die beeldmateriaal van hun eigen werkstukken inzenden voor gebruik op de website of andere publicaties geven daarmee automatisch toestemming om dit te publiceren zonder enige tegenprestatie.

Beeldmateriaal van werk van leden wordt met vermelding van de maker gepubliceerd, behalve wanneer sprake is van overzichtsfoto’s van meerdere werkstukken (zoals in exposities of in ateliers).

Deelnemers aan excursies, exposities en evenementen (georganiseerd door De Ruif) verlenen door hun inschrijving toestemming tot het maken en verspreiden van beeldmateriaal dat daar is gemaakt en waarop zij kunnen voorkomen. Indien een lid schriftelijk bezwaar maakt tegen het gebruik op de website van een afbeelding waarop hij voorkomt, wordt deze afbeelding verwijderd of plaatselijk onherkenbaar gemaakt.

Mailings en digitale nieuwsbrieven

Het gebruik van (e-mail-)adressen is toegestaan aan het bestuur (in het bijzonder de secretaris) of daartoe aangewezen leden van de vereniging voor de interne verspreiding van verenigingsberichten aan leden en mentoren. De ontvangers krijgen geen andere geadresseerden te zien.

In elke digitale nieuwsbrief zijn linken waarmee de ontvanger zich kan almelden voor de nieuwsbrief en zijn of haar e-mailadresgegevens kan wijzigen.

Sociale media

Alleen de secretaris of daartoe aangewezen leden van de vereniging verspreiden berichten via sociale media naar leden en mentoren.

Overig

De Ruif voert geen DPIA (Data Protection Impact Assessment ) uit, omdat onze administratie geen grootschalige onderzoeken naar persoonsgegevens doet, geen nieuwste technologieën gebruikt (zoals internet of things, etc.), die bovendien niet stroken met de statutaire verenigingsdoelstelling.

Wij menen dat wij niet zijn verplicht tot de opstelling van een register van verwerkingsactiviteiten. Desondanks stellen wij de voor u liggende privacyverklaring op, en leggen wij een register aan.

Cookies en Trackingtechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën om de functionaliteit en prestaties van de site te verbeteren, uw gebruikerservaring te optimaliseren en om inzicht te verkrijgen in hoe u de site gebruikt. In deze sectie leggen we uit welke soorten cookies we gebruiken, waarvoor we ze gebruiken en hoe u controle kunt uitoefenen over het gebruik ervan.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw browser op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Ze dienen verschillende doeleinden, zoals het onthouden van uw voorkeuren, het analyseren van websiteverkeer en het personaliseren van inhoud.

Welke cookies gebruiken wij?

Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld in onze systemen. Ze stellen u in staat om door de website te navigeren en de functies ervan te gebruiken.

Prestatiecookies: Deze cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de website gebruiken, zoals welke pagina’s het meest worden bezocht. Deze gegevens worden gebruikt om de website en de gebruikerservaring te verbeteren.

Functionaliteitscookies: Deze cookies stellen de website in staat om keuzes te onthouden die u maakt (zoals uw gebruikersnaam, taal of de regio waarin u zich bevindt) en bieden verbeterde, persoonlijkere functies.

Cookiebeheer

U heeft de mogelijkheid om het gebruik van cookies op uw apparaat te beheren en te controleren. U kunt cookies blokkeren of verwijderen door de instellingen van uw browser aan te passen. Houd er echter rekening mee dat bepaalde delen van onze website mogelijk niet correct functioneren als u ervoor kiest om cookies uit te schakelen.

Wijzigingen in ons cookiebeleid

We behouden ons het recht voor om deze cookieverklaring bij te werken om wijzigingen in onze praktijken weer te geven en om te voldoen aan wettelijke of technologische ontwikkelingen. Wijzigingen worden van kracht zodra de herziene cookieverklaring op de website wordt geplaatst. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te controleren op updates.