26 mei 2018
Gegevens Vereniging Expressiegroep De Ruif
Gevestigd: Elsloo, gemeente Stein
Ateliers: Joannes Riviusstraat 4, Elsloo
KVK nr: 40186056
Welke persoonsgegevens gebruikt en bewaart Vereniging Expressiegroep De Ruif?
Het verenigingsbestuur gebruikt uitsluitend persoonsgegevens ten behoeve van de ledenadministratie en de groepsindeling. Deze staan in één database, die niet is gekoppeld.
De gegevens zijn:
-
Naam (volledig, inclusief meisjesnaam en roepnaam)
-
Adres
-
Telefoonnummer(s)
-
Emailadres
-
Geboortedatum
-
Bankrekeningnummer
-
Man/vrouw
-
Werkvorm(en)
-
Soort lidmaatschap (donateur, volledig lid, gezinslid, etc).
Deze gegevens worden één maal gevraagd bij de schriftelijke aanmelding als lid van de vereniging, of bij veranderingen in het lidmaatschap. Het lid geeft daarmee toestemming tot het gebruik en de verwerking van deze gegevens, alsmede de machtiging tot automatische afschrijving van de contributie.
Het doel van de gegevensverwerking is de statutaire werking van de vereniging mogelijk te maken, inzicht te krijgen in de samenstelling van het ledenbestand voor het bestuur en de noodzakelijke onderlinge contacten tussen de leden te faciliteren. De verwerking van geboortedata is noodzakelijk omdat de vereniging statutair leeftijdgrenzen hanteert.
De Ruif verzamelt geen persoonsgegevens via de website.
Van de mentoren die op basis van tijdelijke contracten door de vereniging worden betaald zijn de onderstaande gegevens nodig:
-
Naam (volledig, inclusief meisjesnaam en roepnaam)
-
Adres
-
Man/vrouw
-
Geboortedatum
-
Telefoonnummer(s)
-
Emailadres
-
Burgerservicenummer
-
Bankrekeningnummer
-
KvK-nummer (ZZP-ers)
-
CV
-
Werkvorm(en)
Papieren archieven worden bewaard in een afsluitbare kast.
Een lid heeft het recht:
-
aan te geven dat de eigen gegevens niet openbaar zijn en/of niet in een ledenlijst mogen worden opgenomen;
-
de eigen gegevens in te zien;
-
de eigen gegevens te laten wijzigen;
-
te weten hoelang persoonsgegevens worden bewaard (of welke criteria daarvoor gelden);
-
te weten dat indien voor bepaalde verwerkingen toestemming wordt gevraagd, dat deze te allen tijde mag worden ingetrokken door de betrokkene;
-
om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
De persoonsgegevens van de leden worden verwerkt ter uitvoering van de ledenadministratie en de contributiebetaling. Als een betrokkene dergelijke persoonsgegevens niet verstrekt kan hij/zij geen lid zijn of worden van de vereniging.
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:
-
de banken, t.b.v. de contributiebetaling,
-
andere leden t.b.v. de goede werking van de vereniging. Andere leden krijgen echter geen bankrekeningnummers of geboortedata.
Persoonsgegevens worden noch door het bestuur noch door leden gedeeld met sponsors of andere partijen, tenzij daarvoor door de betrokkenen schriftelijke toestemming is verleend.
De instellingen van de persoonsgegevens zijn standaard privacy-vriendelijk ingesteld.
De persoonsgegevens van de mentoren worden alleen met de externe loonadministrateur gedeeld, verder met niemand. Adres- en bereikbaarheidgegevens zijn alleen beschikbaar voor leden.
Ledenlijst
De Ruif publiceert één maal per jaar een papieren ledenlijst in het Ruifvoer, stand per 1 juli van het kalenderjaar. Deze lijst kan afwijken van de inschrijvingen per 1 oktober.
De papieren ledenlijst bevat de namen, adressen, telefoonnummers en werkvormen en/of het donateurschap, maar geen mailadressen, bankgegevens en geboortedata.
De Ruif publiceert geen digitale, online ledenlijst, tenzij op een afgeschermde pagina op de eigen website. De online ledenlijst bevat dezelfde gegevens als de papieren versie.
De gegevens worden niet met andere organisaties gedeeld, tenzij na verkregen toestemming van de leden.
De gegevens worden door het bestuur niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Bewaartermijn gegevens
De Ruif bewaart digitale persoonsgegevens maximaal tien jaar nadat het lid is uitgeschreven, gerekend vanaf 30 september. Deze termijn is ingegeven door het feit dat oud-leden vaak nog contact houden met De Ruif, of later weer lid willen worden. Opzeggingen worden in een apart bestand door de secretaris bewaard.
Bewerken van persoonsgegevens
De Ruif meent dat de vereniging niet is verplicht tot de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Bewerken en raadplegen van persoonsgegevens (ook de bankrekeningnummers) is voorbehouden aan bestuursleden van De Ruif, in het bijzonder de secretaris en de penningmeester. De ledenadministratie gebeurt door bestuursleden van De Ruif, in het bijzonder de secretaris en de penningmeester.
De secretaris en de penningmeester zijn verantwoordelijk voor de correcte invoering, beveiliging en bewaking van de persoonsgegevens. Dit gebeurt in ‘Dropbox’, of een vergelijkbaar systeem. De penningmeester initieert de automatische contributie-inning.
De vereniging gebruikt voor betalingen aan de mentoren een externe partner. De financiële gegevens worden met de belastingdienst gedeeld.
Beeldmateriaal
De vereniging gebruikt beeldmateriaal voor haar website en eigen publicaties. Indien afgebeelde personen bezwaar hebben tegen hun afbeelding dan hebben zij het recht die te laten verwijderen.
Leden die beeldmateriaal van hun eigen werkstukken inzenden voor gebruik op de website of andere publicaties geven daarmee automatisch toestemming om dit te publiceren zonder enige tegenprestatie.
Beeldmateriaal van werk van leden wordt met vermelding van de maker gepubliceerd, behalve wanneer sprake is van overzichtsfoto’s van meerdere werkstukken (zoals in exposities of in ateliers).
Deelnemers aan excursies, exposities en evenementen (georganiseerd door De Ruif) verlenen door hun inschrijving toestemming tot het maken en verspreiden van beeldmateriaal dat daar is gemaakt en waarop zij kunnen voorkomen. Indien een lid schriftelijk bezwaar maakt tegen het gebruik op de website van een afbeelding waarop hij voorkomt, wordt deze afbeelding verwijderd of plaatselijk onherkenbaar gemaakt.
Mailings en digitale nieuwsbrieven
Het gebruik van (e-mail-)adressen is toegestaan aan het bestuur (in het bijzonder de secretaris) of daartoe aangewezen leden van de vereniging voor de interne verspreiding van verenigingsberichten aan leden en mentoren. De ontvangers krijgen geen andere geadresseerden te zien.
In elke digitale nieuwsbrief zijn linken waarmee de ontvanger zich kan almelden voor de nieuwsbrief en zijn of haar e-mailadresgegevens kan wijzigen.
Sociale media
Alleen de secretaris of daartoe aangewezen leden van de vereniging verspreiden berichten via sociale media naar leden en mentoren.
Overig
De Ruif voert geen DPIA (Data Protection Impact Assessment ) uit, omdat onze administratie geen grootschalige onderzoeken naar persoonsgegevens doet, geen nieuwste technologieën gebruikt (zoals internet of things, etc.), die bovendien niet stroken met de statutaire verenigingsdoelstelling.
Wij menen dat wij niet zijn verplicht tot de opstelling van een register van verwerkingsactiviteiten. Desondanks stellen wij de voor u liggende privacyverklaring op, en leggen wij een register aan.